Samenwerkingsprincipes in de driehoek, deel 1: vertrouwen

Opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar vormen samen de ambtelijke driehoek. Alle drie hebben ze hun eigen rol en bijdrage in de maatschappelijke opgaven, waarbij een goede samenwerking binnen de driehoek cruciaal is. Het verbeteren van de samenwerking en sturing in die driehoek staat centraal in spoor 4 van Werk aan Uitvoering. Er zijn vijf samenwerkings- principes geformuleerd en uitgewerkt met voorbeelden uit de praktijk. Met als doel te zorgen voor een beter samenspel in de driehoek.

De komende tijd lichten we ieder principe verder toe op deze website en geven we tips over de toepassing van de principes. Vandaag: het samenwerkingsprincipe ‘vertrouwen’.

De motor van een soepele samenwerking

Onderling vertrouwen is de motor van een soepele samenwerking. In de ideale situatie bestaat de driehoek uit een stabiel team dat moeite doet om elkaar tijdig te vinden, informeren en begrijpen. Dat draagt bij aan de transparantie in de driehoek en daarmee dus ook aan de onderlinge vertrouwens- band. Maar ondanks dat iedereen vertrouwen belangrijk vindt, is het er niet altijd. Een vertrouwensband opbouwen vraagt tijd. Bovendien kunnen veel situaties een flink beroep doen op het vertrouwen. Denk maar aan trajecten met verschuivende rollen, onaangename verrassingen of frustraties uit het verleden. Hoe bouw je dan wel een vertrouwensband op met de andere leden in de driehoek?

Vertrouwen hangt af van de persoon

In het voorjaar is, in een interdepartementale sessie met adviseurs van de drie zijden van de driehoek, gesproken over vertrouwen. In die sessie kwam vooral naar voren dat een vertrouwensband erg afhankelijk is van het eigen karakter. Dit werd ‘basic trust’ genoemd. Daarnaast vind je vertrouwen vooral terug in de persoonlijke relatie tussen leden van de driehoek. Een vast aanspreekpunt hebben en je oprecht verdiepen in elkaars context en beweegredenen was hierbij van belang. Vertrouwen wordt tenslotte gevoed door het gevoel dat de ander zich in je wil verdiepen en dat er oprecht interesse is in elkaars persoonlijke leven, rol en belangen. Informele overleggen zonder (inhoudelijke) agenda kunnen hierbij helpen. Het allerbelangrijkste is dat hier tijd voor wordt genomen. Dat was, bij veel aanwezigen van de sessie, lastig door de hectiek van hun werk. Een persoonlijke relatie onderhouden was al snel geen prioriteit meer. “Zonde”, zei een van de aanwezigen: ‘’Want als er wel vertrouwen is, leidt dit juist tot een beter en efficiënter proces.’’

Verras elkaar niet

Verder is het belangrijk om de ander niet onaangenaam te verrassen. Wat kan helpen, is om de adviezen vooraf met elkaar te delen, zo benoemden verschillende aanwezigen. Open zijn over wat je als adviseur aan je directeur of bestuurder meegeeft, maar ook elkaar tijdig betrekken bij ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de opgave waar de driehoek voor staat. Zorg daarnaast voor helderheid over de wederzijdse verwachtingen. “Als je weet wat je van elkaar nodig hebt, weet je ook waar de ander vandaan komt.” Kijk echter niet alleen naar de eigen verwachtingen en behoeften, praat ook over gemeenschappelijke belangen.  “Je zit immers in dezelfde boot en hebt hetzelfde doel; ergens naartoe varen.”

Meer weten?

Neem dan contact op met Jasmijn van Slingerland.