Zorg voor heldere afspraken in de driehoek

Opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar vormen samen een driehoek. Alle drie hebben ze hun eigen rol en bijdrage in de maatschappelijke opgaven waar zij voor staan, waarbij een goede samenwerking cruciaal is. Het verbeteren van de samenwerking en sturing in die driehoek staat centraal in spoor 4 van Werk aan Uitvoering. Er zijn vijf samenwerkingsprincipes geformuleerd en uitgewerkt met voorbeelden uit de praktijk, met als doel te zorgen voor een beter samenspel in de driehoek. De komende tijd lichten we ieder principe verder toe op deze website en geven we tips over de toepassing van de principes. Hieronder enkele tips over het samenwerkingsprincipe ‘heldere afspraken’.

Leg afspraken vooraf vast

Het lijkt misschien een open deur, maar zorg voor heldere (proces)afspraken en leg deze vast. Maak afspraken over de inhoud én over de relatie. Het gesprek over deze afspraken aangaan kan helpen om dingen duidelijk te krijgen. ‘’Door met elkaar te werken aan een gezamenlijk stuk waarin de afspraken worden vastgelegd, kan duidelijker worden waar je het eens of oneens over bent’’ zegt Sophie Simmelink, adviseur bij ministerie van Justitie en Veiligheid en adviseur bij Spoor 4.

“Wie gaat er eigenlijk over welk onderwerp? Hoe wordt er onderling afgestemd als het bijvoorbeeld gaat om het beantwoorden van Kamervragen? Wie heeft er contact met ketenpartners? En welke afspraken maken we over aanvullende taken en de financiering daarvan?” Als het gaat om de samenwerking, kan het nuttig zijn om een compact relatiestatuut of samenwerkingsconvenant op te stellen. Wanneer en hoe ontmoeten we elkaar? Hoe houden we elkaar op de hoogte? Waar en hoe houden we deze gesprekken? Zo is voor iedereen in één oogopslag duidelijk hoe de samenwerking in de driehoek geregeld is en wat je van elkaar kunt verwachten.

Randvoorwaarden voor heldere afspraken

Belangrijk is dat deze afspraken worden nagekomen, ook als er sprake is van tijdsdruk of als het politiek spannend is. Bepaal samen hoe je omgaat met dit soort situaties en bespreek wat je op zulke momenten van elkaar verwacht. Wat zijn bijvoorbeeld de escalatiemogelijkheden? Of hoe communiceer je bij vertraging? Ga er niet automatisch vanuit dat de goede relatie hiertegen bestand is. ‘’Ook als de relatie heel goed is, kan het nog fout gaan in de samenwerking wanneer de druk erop staat”, zegt Marijke Bootsma, senior bestuursadviseur bij de Belastingdienst en adviseur bij Spoor 4.

Gebruik eenduidige taal in de documenten waarin afspraken worden vastgelegd. Verschillen in taal en referentiekader zorgen er soms voor dat onduidelijk is wat er bedoeld wordt of wat er van elkaar verwacht wordt. Het ene woord kan voor de één tenslotte iets anders betekenen dan voor de ander. Voorkom onduidelijkheden door vooraf de definities te bespreken.

Meer weten?

Neem dan contact op met Jasmijn van Slingerland.