Ervaringen uitwisselen over meervoudig opdrachtgeverschap
Hoe ga je als samenwerkingsdriehoek effectief om met meerdere opdrachtgevers? Deze vraag leeft bij veel driehoeken. Zo ook bij de driehoeken van het RIVM, de RVO, Justis, het CIBG, het DUS-I en het RVB. Eerder dit jaar brachten zij met Spoor 4 hun eigen driehoek in kaart. Tijdens een bijeenkomst op 20 april spraken ze met elkaar over hun ervaringen met meervoudig opdrachtgeverschap.
De deelnemers behandelden tijdens de bijeenkomst onder andere de verschillen en de overeenkomsten tussen de driehoeken. De volle opdrachtpakketten en de uitdagingen die hierdoor ontstonden op het gebied van prioritering en meerwerk, waren een duidelijke overeenkomst. Ook de beweging naar (meer) sturen op publieke waarden kwam bij alle driehoeken voor. Tegelijkertijd waren de driehoeken op veel vlakken verschillend.
Opdrachtgevers onderling
Er waren bijvoorbeeld verschillen in de grootte van de opdrachten en de betrokken opdrachtgevers. De wijze waarop de kleinere opdrachtgevers werden betrokken, zo bleek tijdens het gesprek, verschilde ook. Waar sommige van de deelnemers aangaven dat de kleinere opdrachtgevers uitgenodigd worden voor het driehoeksoverleg, waren ze bij andere driehoeken enkel agendalid of werden ze ‘geadopteerd’ door een coördinerend opdrachtgever van een ander departement.
Ook het contact tussen de verschillende opdrachtgevers verschilde. Sommige deelnemers stelden gezamenlijk een opdrachtgeversagenda op waarin alle opdrachten gebundeld waren, maar anderen hadden daar voor raamafspraken. Ook het instellen van een overleg met enkel de coördinerende opdrachtgevers over opdracht overstijgende onderwerpen (denk bijv. aan de financiering van een dienst die ten behoeve van alle opdrachtgevers wordt uitgevoerd) kwam voor. “Elke driehoek is anders en er is dus ook geen goed of fout”, meldt Thijmen Julien, adviseur bij spoor 4 en het ministerie van Financiën. “Zolang het een bewuste keuze is die in overleg wordt gemaakt met alle opdrachtgevers. Het kan ook verschillen per beslissing of actie, ook daar kan je afspraken over maken.”
Helderheid is cruciaal, prioritering blijft lastig
Een kernpunt voor alle driehoeken was helderheid over rollen en processen. Dit zorgt ervoor dat partijen tijdig betrokken werden en hielp bij het beschrijven van problemen en daaropvolgende consequenties. “Meervoudig opdrachtgeverschap kan een driehoek behoorlijk ingewikkeld maken”, zegt Jasmijn van Slingerland, adviseur bij spoor 4. “Het is daarom cruciaal om helderheid te hebben over hoe de driehoek technisch in elkaar zit. Pas dan kan je goed zien waar het misgaat.”
Tegelijkertijd bleef de prioritering van opdrachten een zoektocht voor veel driehoeken. Veel driehoeken werden geconfronteerd met een beperkte capaciteit om de verschillende opdrachten op te pakken. Gevolg is dat er geprioriteerd moet worden. Soms neemt de (coördinerend) opdrachtgever het initiatief om te prioriteren. Gebeurt dit niet, dan komt deze taak automatisch bij de opdrachtnemer te liggen. “Niet elke opdrachtnemer voelt zich daar comfortabel bij,” geeft Thijmen Julien aan. “Alle leden van de driehoek moeten deze zoektocht samen doorleven.” Tijdens de bijeenkomst werden verschillende varianten besproken. Zo gaf een deelnemer aan dat zij bezig zijn met het ontwikkelen van een prioriteringsmodel en kwam er bij de ander een extern advies over een prioriteringskader. “Er zijn veel verschillende varianten mogelijk, maar daarover moeten wel afspraken gemaakt worden waar alle partijen achterstaan,” aldus Thijmen Julien.
Meer weten over meervoudig opdrachtgeverschap?
Spoor 4 doet al enkele maanden onderzoek naar meervoudig opdrachtgeverschap. Eerder werden enkele rode draden al verwerkt in het document Uitkomsten Meervoudig Opdrachtgeverschap. Deze kunt u hier downloaden.
Zit je zelf een driehoek met meerdere opdrachtgevers? Of wil je meer weten over de uitkomsten? Neem contact op met Thijmen Julien via t.julien@minfin.nl of Jasmijn van Slingerland via j.y.l.slingerland@minfin.nl.