Goed opdrachtgeverschap staat centraal tijdens rondetafelgesprekken
De komende maanden wil Werk aan Uitvoering in een serie rondetafelgesprekken meer inzicht krijgen in de rol van de opdrachtgever binnen de ambtelijke samenwerkingsdriehoek. In het eerste rondetafelgesprek op 18 juli spraken Directeuren-Generaal (DG) Kees van der Burg (IenW, vz), Marjolijn Sonnema (VWS), Feite Hofman (OCW) en Ädwin Rotscheid (directeur JenV) elkaar over hoe zij de opdrachtgeversrol ervaren. Een interessant gesprek met belangrijke inzichten.
Uitkomsten, dilemma’s en adviezen
Tijdens de sessie werd gekeken naar de invulling van de opdrachtgeversrol, werden ervaringen gedeeld en kwamen verschillende dilemma’s aan bod. Enkele van de belangrijkste uitkomsten staan hieronder.
1.Rolvastheid is van groot belang
In de praktijk is er nog wel eens sprake van begripsverwarring, volgens de DG’s. Wat is de positie van de opdrachtgever binnen de driehoek en de keten? Wat hoort er wel bij en wat vooral ook niet? Deze onduidelijkheid zorgt ervoor dat opdrachtgevers soms onbedoeld gaan meesturen binnen de uitvoeringsorganisatie. Alle DG’s waren het erover eens dat dit niet de bedoeling is. Je moet je rol kennen en je daaraan houden.
2.Informatieongelijkheid is een constante factor
Voor de opdrachtgevers is het van belang om goed geïnformeerd te zijn. Er is echter van nature een disbalans in kennis en informatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. De kennis zit bij de opdrachtnemer, maar de opdrachtgever draagt de verantwoordelijkheid. Opdrachtgevers hebben dan al snel de neiging om op detailniveau informatie op te vragen. Dat kan knellen en leiden tot wantrouwen. Van belang is, volgens de DG’s, om heldere afspraken te maken over wanneer de opdrachtgever wél geïnformeerd moet worden.
3.Blijf in gesprek én stel de juiste vragen
Er is veel diversiteit in de wijze van sturing, samenwerking en de mate van vertrouwen. Door vragen te stellen en het specifiek te hebben over de samenwerking en niet alleen over de inhoud, kan de relatie versterkt worden. Wel moet hier voldoende tijd voor worden genomen, gaven de DG’s aan. Nog te vaak wordt dit alleen gedaan wanneer het mis gaat.
4.Ook bij adviseurs is er ruimte voor verbetering
In de lagen onder de bestuurlijke driehoek wordt ook veel met elkaar samengewerkt en ook hier is ruimte voor verbetering, merkten de DG’s op. Bijvoorbeeld door de uitwisseling tussen medewerkers van beleid en uitvoering te stimuleren. Daarnaast kan ‘op elkaars stoel gaan zitten’ – zonder andermans rol over te nemen - helpen om meer begrip voor elkaar te krijgen.
De komende maanden worden meer rondetafelgesprekken met opdrachtgevers ingepland, zowel met DG’s als met hun adviseurs. Het volgende gesprek vindt plaats op 16 november.
Spoor 4: samenwerken in de driehoek
Rondetafelgesprekken worden georganiseerd in het kader van Spoor 4 van de overheidsbrede agenda voor de publieke dienstverlening. Spoor 4 richt zich op het verbeteren van de samenwerking tussen verschillende partijen in de zogenaamde driehoek bij brede maatschappelijke opgaven.