“Je ziet collega's denken: zo kan het dus ook”
Afgelopen dinsdag vierde de Rijksbrede Benchmarkgroep (RBB) het 20-jarig bestaan met een feestelijke bijeenkomst in Nyenrode. RBB is een samenwerkingsverband van uitvoeringsorganisaties om van elkaar te leren. Albert van Tuil werkt nu zo’n 4 jaar als programmaleider bij de RBB Groep.
Door Regien Wiggers
Wat is de RBB?
“De RBB Groep is een unieke organisatie want we zijn geen rechtspersoonlijkheid en we hebben geen kantoor. RBB is 20 jaar geleden ontstaan toen uitvoeringsorganisaties het een goed idee leek om cijfers met elkaar te vergelijken. Ofwel te benchmarken. Wij begonnen met benchmarken met een klein clubje uitvoeringsinstanties. Het ging om de Informatie Beheer Groep, de voorloper van DUO. Ook om de Sociale Verzekeringsbank, de Rijksdienst voor het wegverkeer en de Belastingdienst.”
Wat was de aanleiding?
“De aanleiding was de vraag van Kamerleden 20 jaar geleden over de overhead bij de Informatie Beheer Groep (IBG). Het idee bestond dat er hele hoge overheadkosten waren. Zo ontstond de behoefte om die kosten te vergelijken met andere uitvoeringsorganisaties, zodat je een beeld krijgt hoe de overhead zich verhoudt tot vergelijkbare organisaties. Je kunt ook denken aan ziekteverzuim, instroom en uitstroom van personeel, leeftijdsopbouw en ICT-kosten.
Het ministerie van OCW nam het initiatief om verschillende uitvoeringsorganisaties met elkaar te vergelijken. Het bleek mee te vallen met de overhead bij IBG, maar de uitvoeringsorganisaties kregen ondertussen wel de smaak te pakken om dingen met elkaar te vergelijken. Het is zeker handig om te weten hoe je je verhoudt tot anderen en tot de gemiddelde cijfers. Zit ik erboven of eronder? Soms zijn er voor verschillen goede redenen aanwijsbaar, maar soms ook niet.”
Hoe ziet benchmarken eruit?
“Bij benchmarken kun je je een dashboard voorstellen waarin je ziet hoe jouw organisatie zich verhoudt tot andere organisaties. Je ziet welke organisaties het beter doen, bijvoorbeeld welke organisatie meer jong personeel weet te werven. Een externe partner (Vensters voor de bedrijfsvoering) regelt dat voor ons. Wij bepalen de relevante issues en zij zetten dat om in de juiste vragen. Vervolgens vertalen ze dat in een mooi dashboard. Ik kan me voorstellen dat dit ook kan helpen bij bijvoorbeeld de Staat van de Uitvoering: om te zien hoe we er met zijn allen aan toe zijn.”
Hoeveel organisaties zijn aangesloten bij de RBB?
“Het netwerk is in de jaren steeds groter gegroeid. We zijn van 6 naar inmiddels 45 organisaties gegroeid. We doen ook veel meer dan benchmarken. We hebben ongeveer 15 leerplatforms, dat zijn een soort kennisgroepen van collega's uit verschillende organisaties die zich met hetzelfde vakgebied bezighouden. Die vakgebieden zijn onder meer: HR, Financce, Datagovernance, Risicomanagement, Dienstverlening, Planning & control, Audit & accountantsdiensten. Zo praten HR-medewerkers van verschillende uitvoeringsorganisaties samen over actuele thema's zoals de krapte op de arbeidsmarkt, hybride werken of over slimme oplossingen voor het toenemend ziekteverzuim.”
Zijn er veel verschillen in aanpak?
“We hebben wel eens gehad dat mensen aan het nadenken waren over het thuiswerkbeleid in coronatijd. De ene club was heel druk met het nadenken over het beleid rondom faciliteiten. Bijvoorbeeld over wie mag wanneer onder welke condities een bureaustoel van het werk thuis neerzetten. Die club wilde eerst een notitie schrijven. Maar je hoort tegelijkertijd ook dat een andere organisatie het heel anders aanvliegt. Die bestelden een busje en laadden die vol met bureaus, bureaustoelen en grote beeldschermen om vervolgens bij al hun personeel langs te gaan, en om af te leveren waar behoefte aan was. Dan zie je die beleidsnotamensen wel even denken: zo kan het ook. Mensen zijn het belangrijkste kapitaal, dus die moet je snel helpen. Die van dat busje waren van het kadaster.”
Welk thema speelt er nu?
“Tijdens het 20-jarig bestaan van de RBB Groep hebben we met name over duurzaamheid gesproken. Je ziet dat organisaties elkaar kunnen inspireren over hoe ze aan de Sustainable Development Goals kunnen voldoen. Een voorbeeld is het UWV. Daar werken ongeveer 20 duizend mensen en ze gebruiken al elektrische auto’s en zonnepanelen. Nu hadden enkele mensen het idee opgevat om brugdagen, dat zijn werkdagen die los na officiële vrije dagen vallen, bijvoorbeeld de dag na Hemelvaart, om van die dagen verplichte thuiswerkdagen te maken. Je mag dan niet meer naar kantoor komen, zodat er meer bezuinigd kan worden in energiekosten van het kantoor.”