Tips en Tricks voor een gesprek over samenwerking in de driehoek
Wanneer is in jouw ambtelijke driehoek voor het laatst gesproken over de onderlinge samenwerking? Binnen de ambtelijke driehoeken is er regelmatig contact over de opdrachten die worden uitgevoerd. Tegelijkertijd staan te weinig driehoeken (voldoende) stil bij hoe de driehoek samenwerkt.
In de gesprekken die de adviseurs van spoor 4 (Samenwerking verbeteren in de (ambtelijke sturings)driehoek) hadden met de leden van driehoeken, kwam daarom regelmatig het verzoek om handvatten voor een gesprek over de samenwerking. De leden van spoor 4 hebben zo’n handreiking ontwikkeld. Deze bevat een aantal handige tips en tricks die driehoeken kunnen helpen bij dit gesprek.
Samenwerking vs. inhoud
Binnen de driehoeken gaan de gesprekken grotendeels over de inhoud en dan met name over de opdracht, de voorwaarden en de voortgang. Terwijl uit de onderzoeken van spoor 4 naar voren komt dat eens in de zo veel tijd met elkaar stil staan bij de samenwerking en onderlinge verhoudingen, een positieve uitwerking heeft op alle gesprekken en de inhoudelijke gesprekken soms zelfs eenvoudiger maakt. ‘’De inhoud is belangrijk, maar als de samenwerking niet goed loopt, heeft dit juist effect op de inhoud.’’ geeft Sophie Simmelink, adviseur bij JenV en spoor 4 aan.
Het positieve effect van investeren in de samenwerking is nog groter als er sprake is van spanningen. ‘’Veelal lopen de opdrachten goed, dan lijkt de samenwerking ook goed. Maar als het even niet lekker loopt of wanneer er bijvoorbeeld sprake is van strakke deadlines en budgetten, dan kan een goede relatie daar echt bij helpen. In goede tijden investeren in de relatie, heeft dus in slechtte tijden een positief effect,’’ aldus Sophie Simmelink.
Altijd in ontwikkeling
Voor sommige driehoeken is het advies om over de onderlinge samenwerking te praten een open deur. Toch is de handreiking ook voor hen relevant, zo geeft Thijmen Julien, adviseur bij Financiën en spoor 4, aan. ‘’Driehoeken zijn altijd in ontwikkeling. De bezetting kan wisselen en ook de opdrachten kunnen veranderen. Dat kan ook de samenwerking veranderen.’’ De leden van het Spoor 4 adviseren daarom om het onderwerp ‘samenwerking’ een terugkerend thema te maken.
Deze taak kan in veel gevallen neergelegd worden bij de (adviseurs van de) eigenaar. ‘’Dat sluit goed aan op de systeemverantwoordelijkheid van de eigenaar voor de werking van het sturingsmodel.’’ Zo geeft Thijmen Julien aan. Toch kunnen ook andere leden van de driehoek het gesprek initiëren. ‘’Alle partijen in de driehoek zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het functioneren van de driehoek. Ze kunnen daarom allemaal dit gesprek beginnen,’’ aldus Thijmen.
Praktische tips en tricks
In de handreiking wordt meer informatie gegeven over het belang van een goede samenwerking. Daarnaast worden praktische tips gegeven over de initiatie, de inhoud en het gevolgen van het gesprek. ‘’Het gesprek over de samenwerking(sprincipes) leidt vaak tot allerlei inzichten over hoe de driehoek onderling met elkaar omgaat. Hier komen soms ook verbeterpunten bij naar voren. Het is van belang dat met deze punten ook na het gesprek iets wordt gedaan,’’ aldus Sophie. De leden van het spoor hopen met de handreiking dat de relaties in driehoeken verder verbeteren. ‘’Onze ervaring leert dat dit gesprek de driehoek veel kan brengen. We hopen dan ook dat de tips in de praktijk worden toegepast.’’
Meer weten?
Wil je meer weten over de samenwerkingsprincipes of de tips en tricks? Of wil je meer weten over spoor 4? Stuur een e-mail naar Marja Bos.
