Opdrachten van meerdere opdrachtgevers? Breng ze samen met je driehoek in kaart

Publieke dienstverleningsorganisaties hebben regelmatig meerdere opdrachtgevende ministeries. Dit leidt soms tot ingewikkelde situaties, bijvoorbeeld als opdrachten elkaar overlappen of beïnvloeden of bij gebrek aan capaciteit. Inzicht hebben in de opdrachten en opdrachtgevers is daarom cruciaal. De kaartenset ‘Meervoudig opdrachtgeverschap in kaart’ helpt de partijen in een sturingsdriehoek om die in kaart te brengen en de dilemma’s te bespreken.

Vergroot afbeelding Uitreiking kaartenset meervouding opdrachtgeverschap
Bij de afronding van de Rijksopleiding Samenwerken in Beleid en Uitvoering ontvingen (v.l.n.r.) panelleden Björn Teunen (Ministerie van Financiën), Annemieke Nienhuis (Ministerie van LNV) en Aniek Nijhuis (IND) van Thijmen Julien en Jasmijn van Slingerland, werkgroepleden van spoor 4.

Meervoudig opdrachtgeverschap leidt soms tot ingewikkelde constructies en situaties, waarbij het lastig is om overzicht te houden over de lopende en toekomstige opdrachten. De verschillende opdrachten kunnen bijvoorbeeld overlappen of elkaar beïnvloeden. Ook kan het voorkomen dat het portfolio van de publieke dienstverlener vol raakt en die moet prioriteren. Dat is niet enkel een verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer, het heeft immers impact op de volledige driehoek. 

Inzicht in opdrachtgevers en opdrachten cruciaal

Inzicht hebben in de verschillende opdrachtgevers en opdrachten is cruciaal, zo bleek uit een gespreksronde met zes driehoeken door de leden van WaU-spoor 'Samenwerken in de driehoek'. Door overzicht te hebben van de opdrachten die lopen, waar de overeenkomsten en verschillen zijn en hoe opdrachten elkaar beïnvloeden, wordt helder waar verbeteringen mogelijk zijn.

Kaartenset ‘Meervoudig opdrachtgeverschap in kaart’

De kaartenset ‘Meervoudig Opdrachtgeverschap’ helpt eigenaren, opdrachtgevers en opdrachtnemers bij het in kaart brengen van hun driehoek. Aan de hand van 5 gesprekskaarten en met magneten werk je met elkaar een overzicht uit op een whiteboard. De set bevat een uitleg waarin de voorbereiding en het verloop van een schetssessie stap voor stap wordt toegelicht met voorbeelden. Ook bieden we een presentatietemplate om de resultaten uit te werken.

Ervaringen uit eerdere schetssessies

De kaartenset is ontwikkeld op basis van verschillende schetssessies met driehoeken waarin meerdere opdrachtgevers actief zijn en diverse vormen en uitdagingen van meervoudig opdrachtgeverschap aan bod kwamen. Jasmijn van Slingerland, lid WaU-spoor ‘Samenwerken in de driehoek’ zag hoe deze sessies helpen om inzichten te krijgen in de driehoek: “Met de schets op het bord zagen we verschillende kwartjes vallen. Dan kwamen mensen ter plekke met voorstellen om de schets en daarmee de praktijk aan te passen. Dan viel het bijvoorbeeld ineens op dat een partij niet goed vertegenwoordigd was of dat het goed zou zijn een regulier moment in te plannen met de adviseurs van een bepaalde afdeling (in plaats van enkel bellen als er paniek is). In veel driehoeken bleek de doorloop van adviseurs ook best wel hoog is. Een schets kan nieuwe mensen ook enorm helpen om snel inzicht in de driehoek te krijgen.”   

Zelf ‘Meervoudig opdrachtgeverschap’ in kaart brengen?

Zelf een schetssessie organiseren met behulp van de kaartenset? Vraag de fysieke set op bij de directie/afdeling eigenaarsadvisering van je ministerie of neem contact op met Werk aan Uitvoering via wau@minszw.nl. Je kunt de uitleg en kaarten ook downloaden op deze site .

We horen graag je inzichten of vragen waar je tegenaan loopt. Deel je ervaringen en sluit je aan bij de groep ‘Samenwerken in de driehoek’ in de WaU-community. Heb je nog geen account voor de community, vraag die dan aan.