Personeel uitwisselen? Durf buiten je eigen grenzen te denken!

Een betere publieke dienstverlening hangt onder meer af van voldoende personeel. Door de krappe arbeidsmarkt, moeten we als overheid slim omgaan met medewerkers. Bijvoorbeeld door het uitwisselen van personeel en het benutten van elkaars kennis.

Precies dat gebeurde bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven, waarbij slachtoffers van geweld in de jeugdzorg tot 1 januari 2023 een financiële vergoeding konden aanvragen. Directeur-secretaris Monique de Groot verwachtte zo’n 2.000 verzoeken. Het werden er 27.500. Aryan van Driel, directeur van Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I), leende tien van zijn subsidieadviseurs tijdelijk uit. “Je moet elkaar wel goed in de ogen kijken.”

Vergroot afbeelding Monique de Groot en Aryan van Driel
Monique de Groot en Aryan van Driel

Onderzoek vooraf

Het blijft lastig inschatten hoeveel aanvragen je krijgt, vertelt Monique de Groot van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Aan de regeling Tijdelijke financiële tegemoetkoming voor slachtoffers van geweld in de jeugdzorg ging een onderzoek van de Commissie de Winter vooraf. Daar hadden zich zo’n 900 mensen gemeld. De Groot: “Die zullen wel een aanvraag doen, dachten we. En bij een vergelijkbare regeling in het verleden kwamen zo’n 800 aanvragen binnen. Wij dachten: als we dan van 2000 uitgaan, zitten we ruim. Niet dus. Het werden er 27.500.”

Emotioneel beladen regeling

Hoe het verschil zo groot kon zijn, is nog niet helemaal duidelijk. Wel duidelijk is dat sociale media een rol hebben gespeeld. Een aantal slachtoffers heeft de regeling op TikTok onder de aandacht gebracht. “Het mooie is dat daardoor meer slachtoffers een aanvraag hebben kunnen indienen”, vertelt De Groot. “Maar het stelde ons operationeel wel voor een uitdaging. We kwamen mensen te kort om zo’n emotioneel beladen regeling binnen een redelijke termijn af te wikkelen.”

Al snel bleek dat het Schadefonds het met behandelaren van uitzendbureaus niet zou redden. Daarom polste het fonds uitvoeringsorganisaties met vergelijkbare processen, waaronder DUS-I: Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen. Aanvankelijk had DUS-I geen ruimte, maar later kwam die er wel. Directeur Aryan van Driel: “Wij voeren regelingen uit voor zorg- en onderwijsinstellingen. In het begin van het jaar is het soms minder druk dan in de tweede helft. Die dynamiek hangt samen met de aanvragen die in de tweede helft van het jaar worden ingediend. Wij hadden begin 2023 geen werk meer voor een aantal mensen, maar halverwege het jaar weer wel. We hebben toen contact opgenomen met het Schadefonds: kunnen jullie hier iets mee?”

Past dit wel bij jou?

Nou, dat kón het Schadefonds. De Groot: “Wij zaten tot over onze oren in de aanvragen, dus elk aanbod werd in dank aanvaard.” En zo kwamen tien subsidieadviseurs van DUS-I bij het Schadefonds helpen met de regeling voor slachtoffers van geweld in de jeugdzorg. Van Driel: “We hebben eerst geïnventariseerd wie er belangstelling had. Daarvoor meldden zich vijftien adviseurs. Die zijn naar een kick-off meeting geweest, waar twee medewerkers van het Schadefonds vertelden wat het werk precies inhield. Toen bleven er twaalf over, van wie er later nog twee stopten.”

De Groot: “Dit werk is ook echt iets anders. DUS-I werkt vooral met instellingen en wij met burgers, met gekwetste en soms zelfs getraumatiseerde mensen. Mensen, die nare herinneringen uit hun jeugd moeten ophalen om bij ons in aanmerking te komen voor een tegemoetkoming. Dat merk je als medewerker. Je krijgt deze mensen aan de lijn, krijgt indringende verhalen te horen. We hebben het team van DUS-I daarom eerst een opleiding van een week gegeven. Achteraf denk ik dat we daarin nog duidelijker hadden kunnen vertellen hoe emotioneel dit werk kan zijn. Dan waren die twee collega’s van DUS-I die gestopt zijn er wellicht niet aan begonnen. Voor zoiets moet trouwens wel ruimte zijn, want je moet dit werk niet doen als je hart er niet ligt.”

Welkome collega’s

De tien collega’s van DUS-I hebben zes maanden bij het Schadefonds gewerkt. Ze deden dat als één team (naast andere teams van het fonds, die de regeling uitvoerden). Twee coördinatoren van DUS-I hielden contact als steun vanuit ‘de thuisorganisatie’. Van Driel: “Er wordt soms anders naar gekeken, maar voor ons zijn externen gewoon welkome collega’s. Onze coördinatoren overlegden zo nodig met de coördinatoren van het Schadefonds. Als er iets speelde, ook in de personeelszorg, konden we dat snel bespreken. Dat heeft goed gewerkt.”

Beiden zien vooral pluspunten van de samenwerking. Het Schadefonds heeft de regeling nagenoeg afgewikkeld en DUS-I is meer met telefoongesprekken gaan werken, juist als een aanvraag wordt afgewezen. Van Driel: “Je wordt ook gewoon wijzer van zo’n uitwisseling. Voor VWS moesten wij de regeling Zorgmedewerkers met langdurige post-COVID uitvoeren. Dat was voor ons uitzonderlijk: een regeling voor burgers, voor kwetsbare mensen. Dat hadden wij niet zo kunnen doen, als we niet de kennis en kunde hadden opgebouwd met mensen bij het schadefonds.”

KleinLef

Als Van Driel opmerkt dat een teamleider van het Schadefonds zijn post-COVID-team leidde, reageert De Groot droogjes: “Ik heb inderdaad twee uitstekende senior medewerkers moeten afstaan…” “Vrijwillig, vrijwillig, vrijwillig”, haast Van Driel zich te zeggen. “Ja, vrijwillig”, lacht De Groot. “Hoe jammer ook voor ons, het is goed dat dit gebeurt. Het Schadefonds en DUS-I zijn kleine uitvoeringsorganisaties. Wij hebben niet voor elke expertise of nieuwe ontwikkeling aparte medewerkers in dienst. Daarom delen we kennis in een samenwerkingsverband met zo’n 40 kleinere uitvoeringsorganisaties: KleinLef. We wisselen daar ook medewerkers uit, maar dan op individueel niveau.”  

Van Driel: “Medewerkers krijgen zo ook gelegenheid om ergens anders in de keuken te kijken en hun netwerk te vergroten. Als ze dan toe zijn aan een volgende stap in hun carrière, is het alleen maar fijn als we ze voor de rijksoverheid kunnen behouden. Zeker in deze krappe arbeidsmarkt.” De Groot vindt het leuke aan KleinLef dat de deelnemende organisaties flexibel zijn: “We doen vooral wat nuttig is voor ons werk en waar onze medewerkers blij van worden. Het was trouwens bij KleinLef dat ik organisaties polste voor ondersteuning bij de regeling voor geweld in de jeugdzorg.”

Van Driel: “Zo’n uitwisseling vraagt om vertrouwen en om lef, want het kan ook misgaan. Je moet elkaar wel goed in de ogen kijken en allebei zeggen: ‘We gaan dit doen’. Je krijgt zo’n uitwisseling op voorhand echt niet dichtgetimmerd. Dan ben je een jaar verder en heb je er niks meer aan. Het gaat echt om vertrouwen, om de intentie iemand anders te helpen.” De Groot: “Dat kan ik volledig beamen. Sta open voor collega’s en durf buiten je eigen grenzen te denken.”

Grip op arbeidsschaarste en vakmanschap

De beschikbaarheid van personeel heeft invloed op wat overheidsdiensten wel en niet kunnen doen, en daarmee op de kwaliteit van de dienstverlening. De groeiende krapte op de arbeidsmarkt vraagt dan ook om aanvullende aandacht willen we de publieke dienstverlening verbeteren. Personeelsuitwisseling kan hierin een uitkomst bieden. Daarnaast kunnen we door het uitwisselen van medewerkers, overheidsbreed leren van elkaars kennis en kunde. Zo zullen overheidsorganisaties steeds meer samen moeten werken om flexibel en wendbaar te kunnen zijn in onze veranderende maatschappij.
Grip op arbeidsschaarste en aandacht voor vakmanschap zijn 2 van de 11 opgaven uit de herijking Werk aan Uitvoering. In de herijking Werk aan Uitvoering hebben ministeries, publieke dienstverleners en medeoverheden vastgelegd hoe zij de komende jaren willen doorbouwen aan een verbeterde publieke dienstverlening.

Programmadirectie WaU ondersteunt dit onder meer met het delen van kennis en inspiratie binnen het programma WaU. Wat doet jouw organisatie al op het gebied van één van de herijkingsthema’s? Laat het weten via wau@minszw.nl.