Peter Smink (Belastingdienst) en Kees van der Burg (I&W): “Een goede samenwerking is cruciaal”

Waarom zetten jullie je in voor Werk aan Uitvoering?

Kees: “We vinden beide dat een goede samenwerking in de driehoek van groot belang is. Ministeries en uitvoeringspartijen krijgen opdrachten vanuit de politiek en die moeten we samen, als één overheid, oppakken. Binnen een opdracht heeft de driehoek een belangrijke rol. Wij bespreken samen de onderwerpen, zoals wat we precies gaan doen, wat wel en niet mogelijk is en hoe we problemen voorkomen en oplossen. Wat wij afspreken heeft gevolgen voor de uitvoering van de opdracht en daardoor, indirect, ook op de inwoners die hiermee te maken krijgen. We hebben daarom een bijzondere relatie met elkaar.”

Peter beaamt dat. “Sommige DG’s spreek ik wel vier of vijf keer per dag. Dan is een goede samenwerking cruciaal. Door nauw samen te werken en korte lijnen te houden, kun je snel en beter handelen. Het professionaliseren van die relatie is daarom heel belangrijk. Binnen spoor 4 kijken we specifiek naar dit onderwerp. Hoe kunnen we andere DG's, SG's en directeuren helpen om beter samen te werken.”

Waarom is die relatie professionaliseren belangrijk?

“Mijn ervaring is dat hoe verder je die relatie professionaliseert, hoe beter de uitkomsten zijn voor beide partijen,” aldus Peter. Als je weet hoe de ander werkt, hoe je hem kan bereiken en je misschien zelfs al wel positieve ervaringen hebt met hem, dan scheelt dat ook nog eens een hoop tijd bij een nieuwe opdracht.’’ 

Kees: “Bij veel opdrachten krijg je wel kaders vanuit de minister of het coalitieakkoord, maar er is vaak nog veel in te vullen. Daarom heb je veel contact met elkaar. Om dat goed te laten verlopen, moet je niet alleen praten over de inhoud, maar ook over de relatie. En is die relatie goed, dan luister je ook beter naar elkaar.’’

Hoe belangrijk is begrip voor elkaars standpunt en positie?

Kees: ‘’Dat is een randvoorwaarde. In het grote politieke en maatschappelijke krachtenveld kom je alleen verder als je elkaars standpunt begrijpt. Je moet begrijpen waar de ander mee te maken heeft en wat hem of haar beïnvloedt. Dat leidt weer tot meer begrip voor de wensen van de ander en tot een gemakkelijker gesprek over realistische oplossingen.” Over de vraag hoe je meer begrip krijgt voor de positie van de ander is Kees duidelijk: ‘’Dat begint bij oprechte interesse in elkaar. Ik vind dat persoonlijk ook heel belangrijk. Ik hoop dat mensen van mij zeggen dat de samenwerking onder andere goed gaat omdat ik oprechte interesse heb in de opdrachtnemer. Ik wil snappen hoe zij sturen en werken in hun eigen organisatie.”

Oprechte interesse kan Peter ook waarderen: “Het wordt vaak uitgelegd als bemoeizucht, maar dat is het niet. Vergelijk het met een kok in een restaurant. Het is een compliment als mensen naar het recept vragen. Het meest frustrerende is als mensen hun eten zonder aandacht wegwerken. Een opdrachtnemer-opdrachtgeverrelatie of een driehoeksrelatie werkt hetzelfde als alle relaties. Als je van elkaar houdt, dan moet je interesse tonen en de relatie onderhouden. Zo werkt het ook in de overheidsdriehoek.”

Moeten die afspraken ook op papier vastgelegd worden?

“Papier is geduldig. Vaak is het heel goed om dingen duidelijk vast te leggen. Het kan ook een richtlijn zijn om met elkaar te praten”, zegt Peter. “Echter, soms wil je elkaar ook in het echt zien en wil je face-to-face van gedachten wisselen. Dat geeft toch een andere dynamiek.”

Kees: “Je hebt op papier een minimum nodig van afspraken waarover binnen de driehoek met elkaar gesproken wordt en je moet ook bepaalde verwachtingen vastleggen. Je wilt niet achteraf voor verrassingen komen te staan. Dit heeft echter niks met aansturen van elkaar te maken. Dit gaat enkel om heldere afspraken.” Volgens Peter en Kees hangt dat ook af van de aard van de materie. “Hoeveel dingen je vastlegt, hangt ook af van de opdracht. Bij de Rijksarchiefdienst is bijvoorbeeld minder dynamiek dan bij de IND of bij Prorail. Zo is er bij Prorail soms een bovenleiding kapot of zijn er stakingen. Dat zijn zaken waar de mensen op straat à la minute iets van merken en dan is er vaker contact nodig tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer en moet meer vastgelegd worden op papier. Ook de samenwerking en de afspraken zijn dus maatwerk.”

Peter: “Iets op papier zetten moet niet alleen vooraf, maar ook achteraf. Een belangrijk gedeelte is rapporteren. Ik zie het ook als mijn plicht om als opdrachtnemer transparant op papier te rapporteren over hoe het gaat. Zo dien je het gezamenlijk belang het beste. Hierover moet je echter wel afspraken maken, want niet alles hoeft gerapporteerd te worden. Op sommige punten kun je elkaar gewoon vertrouwen.”

Gaat er wel eens wat mis in de samenwerking?

“Een samenwerking in de driehoek kan wel eens ingewikkeld zijn”, zegt Kees. “Te weinig kennis, bezig zijn met kortetermijnzaken, of als opdrachtgever geconcentreerd zijn op het fixen van problemen in de uitvoering. Des te belangrijker is het om het professioneel te organiseren.” En dan is ook hier weer die goede relatie van groot belang, weet Peter. “Je vergeeft elkaar sneller als je elkaar mag én als je begrip hebt voor elkaars situatie en omstandigheden.”

‘’Hierbij is transparantie onontbeerlijk,” zegt Peter. ‘’Je moet ervan uit kunnen gaan dat als er iets fout gaat, iemand dit vanuit zijn positie met je deelt. Dat scheelt weer voor mij, want dan kan ik op tijd reageren.” Kees beaamt dat. “Als er iets misgaat in de uitvoering van een opdracht of in de samenwerking in de driehoek, dan moet je dat benoemen en bespreken. Iets achterhouden heeft geen nut, dat maakt het vaak juist erger.”

Spoor 4 heeft vijf samenwerkingsprincipes geformuleerd die kunnen helpen bij een goed samenspel in de driehoek. Lees meer over Spoor 4.